Pour ceux qui souhaitent commencer à utiliser des vélos d'entreprise, une politique vélo est indispensable. En effet, la politique cycliste définit tous les accords importants entre votre organisation et l'employé qui loue le vélo. Pourquoi une politique cycliste est-elle si importante et comment la rédiger ? Vous pouvez le lire ici.
Qu’est-ce qu’une politique en matière de vélos ?
Une politique vélo (ou règlement vélo) est un document dans lequel l'employeur peut définir les modalités d'utilisation des vélos par les employés. C'est important lorsque l'entreprise se lance dans la location de vélos et d'autant plus lorsque le coût du vélo est répercuté sur le salaire. L'approbation d'une politique en matière de bicyclettes se fait de la même manière que pour les règlements en matière d'emploi. Dans la plupart des cas, la signature des employés n'est pas nécessaire.
Pourquoi une politique cycliste est-elle importante ?
Lors de la mise en place d'un contrat de location de bicyclette, il est important de garder un œil sur l'aspect juridique. Les éléments qui ont un impact sur le salaire de l'employé doivent être réglementés dans une annexe au contrat de travail. Cependant, vous pouvez fixer beaucoup de choses dans une politique en matière de bicyclettes.
Que dit une politique cycliste ?
Dans une politique relative aux vélos, vous pouvez établir des accords entre vous et l'employé qui utilise les vélos de l'entreprise par le biais d'un leasing ou d'un achat. En voici un exemple :
- Trajets domicile-travail : à quelle fréquence l'employé se rend-il au travail à vélo (souvent un minimum de 20 %).
- Que se passe-t-il si le salarié quitte l'entreprise ?
- Le montant maximum du vélo.
- Informations sur l'entretien et les réparations.
- Assurance, panne, accident, vandalisme et vol.
- Quel est le montant de l'indemnité vélo perçue par le salarié ?
- ...
Vous ne savez pas exactement ce qu'il faut inclure dans une politique cycliste ? Si vous lancez un plan vélo par l'intermédiaire de Joule, vous recevrez un modèle que vous pourrez adapter à votre entreprise.
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Comment élaborer une politique cycliste ?
La mise en place d'une politique cycliste est importante pour la mise en œuvre d'un plan vélo. Ces 7 conseils pratiques vous aideront à démarrer :
Conseil n° 1 : définir clairement quels membres du personnel ont droit à un vélo
Définir qui a droit à un vélo. En vertu de la législation anti-discrimination, il est nécessaire de définir clairement le groupe des ayants droit. Cette délimitation doit être objective et non discriminatoire.
Conseil n° 2 : enregistrer les accords dans les pires scénarios
Pour éviter toute discussion future, vous pouvez définir dans la politique cycliste ce qui se passe dans les pires scénarios. Par exemple :
- Le budget de l'employé est insuffisant pour payer le vélo.
- Le salarié est en maladie de longue durée.
- Il y a suspension du contrat de travail.
- Le salarié passe d'un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel.
- Résiliation anticipée : le salarié quitte l'entreprise avant la fin de la période de location.
Par exemple, vous pouvez convenir que si le budget est insuffisant, vous pouvez facturer le manque à gagner à l'employé.
Si l'employé quitte l'entreprise pendant la durée du bail (36 mois), trois possibilités s'offrent à lui :
- L'employé achète le vélo à sa valeur marchande à ce moment-là.
- L'employé restitue le vélo moyennant le paiement d'une taxe administrative.
- L'employé transmet le vélo en interne à un collègue.
En tant qu'employeur, vous êtes libre d'étendre ou de limiter ces options.
Conseil n° 3 : définir des procédures
Décrivez les étapes que le membre du personnel doit suivre pour adhérer à un plan vélo. Indiquez également clairement ce que l'assurance couvre et quelles sont les exemptions applicables, qu'elles soient ou non compensées en tout ou en partie par l'employeur. Vous éviterez ainsi de saturer les boîtes aux lettres des RH et de vous retrouver avec des téléphones surchauffés.
Conseil 4 : mentionnez les conditions d'utilisation de la société de leasing ou du partenaire vélo
Votre société de location ou votre partenaire cycliste imposera certaines obligations concernant l'utilisation du vélo. Communiquez ces règles dans la politique relative aux vélos afin que l'employé en soit également informé. Les accords relatifs à l'utilisation peuvent être, par exemple, les suivants
- prendre soin de la moto comme un bon père de famille ;
- signaler le vol à la police ;
- L'obligation d'attacher le vélo à l'aide d'un cadenas homologué.
Conseil 5 : décrire l'utilisation de la navette et ses conséquences
Précisez que l'employé doit utiliser le vélo régulièrement pour ses déplacements domicile-travail et vérifiez-le également. Par exemple, il arrive souvent qu'au moins 20 % des trajets domicile-travail doivent être effectués à vélo. En l'absence de déplacements réels, le vélo sera taxé.
Conseil n° 6 : n'oubliez pas les amendes
Comme pour une voiture de société, il est important de noter que les amendes dues aux infractions au code de la route sont répercutées sur l'employé.
Conseil n° 7 : déterminer l'indemnité de vélo
Une indemnité vélo est une indemnité kilométrique que vous accordez, en tant qu'employeur, aux membres de votre personnel qui effectuent leur trajet à vélo.
En attendant, l'indemnité vélo est obligatoire dans de nombreux secteurs. Même lorsqu'elle ne l'est pas, cette indemnité est un moyen fiscalement intéressant d'encourager les employés à adopter un mode de vie plus sain.
En tant qu'employeur, vous décidez du montant de l'indemnité vélo. Le montant maximum exonéré (exercice fiscal 2023, revenus 2022) est de 0,25 € par kilomètre.
Contactez-nous pour plus d'informations
Vous avez des questions concernant l'élaboration d'une politique cycliste ? Ou vous souhaitez obtenir plus d'informations sur la mise en place d'un service de location de vélos dans votre entreprise ? Nous nous ferons un plaisir de répondre à vos questions lors d'un entretien informel.
